Privacybeleid

1. Inleiding

Dit privacybeleid is van toepassing op de website, formulieren, offerteaanvragen, contactaanvragen, bestellingen en overige communicatie van MITKO Nederland.

MITKO Nederland respecteert de privacy van bezoekers, klanten en zakelijke relaties. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via deze Nederlandse website is:

Voor offerteaanvragen, productie, levering, service of technische ondersteuning kunnen gegevens, indien noodzakelijk, worden gedeeld met:

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw gebruik van onze website en diensten kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• gegevens die u invult in een contactformulier, offerteformulier of opmerkingenveld;
• gegevens over het gewenste product, model, aantal, bedrukking, LED-verlichting of andere offertewensen;
• bestel- en factuurgegevens;
• betaalgegevens voor zover nodig voor verwerking en administratie;
• correspondentie per e-mail, telefoon of ander communicatiekanaal;
• technische gegevens zoals IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens en cookiegegevens.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij u deze zelf vrijwillig verstrekt en verwerking noodzakelijk is voor de behandeling van uw aanvraag.

4. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

4.1 Offerteaanvragen en contactformulieren

Wanneer u een formulier invult, verwerken wij uw gegevens om:

• uw aanvraag te ontvangen;
• contact met u op te nemen;
• uw wensen te beoordelen;
• een passende offerte te maken;
• advies te geven over producten, modellen, aantallen, bedrukking, levering of service.

Het verstrekken van deze gegevens is vrijwillig, maar noodzakelijk om uw aanvraag te kunnen behandelen.

4.2 Bestellingen en uitvoering van overeenkomsten

Wanneer u een bestelling plaatst of akkoord gaat met een offerte, verwerken wij gegevens om:

• de overeenkomst uit te voeren;
• producten te produceren, leveren of laten leveren;
• betalingen te verwerken;
• facturen en administratie bij te houden;
• klantenservice en service na levering te bieden.

4.3 Communicatie en klantenservice

Wij verwerken gegevens om vragen te beantwoorden, afspraken te maken, klachten te behandelen en service te verlenen.

4.4 Administratie en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken gegevens voor onze bedrijfsadministratie, boekhouding, belastingverplichtingen en andere wettelijke verplichtingen.

4.5 Marketing en commerciële communicatie

Wij kunnen uw gegevens gebruiken om u te informeren over onze producten of diensten, voor zover dit is toegestaan op basis van de AVG en andere toepasselijke wetgeving.

Wanneer toestemming nodig is, vragen wij deze vooraf. U kunt zich altijd afmelden voor marketingcommunicatie.

4.6 Verbetering van website en dienstverlening

Wij kunnen technische en analytische gegevens gebruiken om onze website, formulieren, producten en dienstverlening te verbeteren.

5. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van:

• uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen, bijvoorbeeld bij offerteaanvragen en bestellingen;
• wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor administratie en fiscale bewaarplichten;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor normale bedrijfscommunicatie, klantenservice, beveiliging en verbetering van onze dienstverlening;
• toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde marketingdoeleinden of cookies waarvoor toestemming vereist is.

Wanneer wij gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerking vóór intrekking.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening, overeenkomst, wettelijke verplichtingen of bedrijfsvoering.

Ontvangers van persoonsgegevens kunnen zijn:

• medewerkers en bevoegde personen binnen MITKO Nederland;
• MITKO Sp. z o.o. wanneer dit nodig is voor offerte, productie, levering, service of technische ondersteuning;
• leveranciers, transporteurs en koeriers;
• betaalproviders, banken en boekhoudkundige dienstverleners;
• IT-, hosting-, website- en e-maildienstverleners;
• drukkerijen, productielocaties of servicepartners indien noodzakelijk voor uitvoering van de opdracht;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

Wanneer wij verwerkers inschakelen, maken wij passende afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

7. Doorgifte binnen de Europese Economische Ruimte

MITKO Nederland kan persoonsgegevens delen met MITKO Sp. z o.o. in Polen. Polen valt binnen de Europese Economische Ruimte. Binnen de EER gelden dezelfde basisregels van de AVG.

Wij geven persoonsgegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij dit noodzakelijk is en er passende waarborgen gelden volgens de AVG.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• offerte- en contactaanvragen: zolang nodig voor behandeling en opvolging van de aanvraag;
• klant- en ordergegevens: zolang nodig voor uitvoering van de overeenkomst en service;
• factuur- en administratiegegevens: volgens de wettelijke fiscale bewaartermijn;
• communicatie over klachten, garantie of geschillen: zolang nodig voor afhandeling en eventuele bewijsvoering;
• marketinggegevens: totdat u zich afmeldt of toestemming intrekt;
• cookie- en analytische gegevens: volgens de termijn die in ons cookiebeleid wordt vermeld.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging.

Voorbeelden van maatregelen zijn:

• beveiligde verbindingen waar mogelijk;
• toegangsbeperking tot systemen en gegevens;
• vertrouwelijke behandeling van klantgegevens;
• regelmatige controle van website, formulieren en systemen;
• passende afspraken met dienstverleners die gegevens verwerken.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparaat worden geplaatst om de website goed te laten werken, voorkeuren te onthouden, statistieken bij te houden of marketing mogelijk te maken.

Wij kunnen gebruikmaken van:

• functionele cookies;
• analytische cookies;
• marketingcookies, indien van toepassing.

Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming via een cookiemelding of cookie-instellingen. U kunt cookies ook uitschakelen of verwijderen via de instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat sommige onderdelen van de website dan mogelijk minder goed werken.

11. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U heeft onder meer het recht om:

• inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• gegevens over te dragen aan uzelf of een andere partij;
• toestemming in te trekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd;
• een klacht in te dienen bij de toezichthouder.

Wilt u gebruikmaken van uw rechten? Neem dan contact met ons op via contact@mitkoforevents.nl. Wij kunnen u vragen om uw identiteit te bevestigen, zodat wij zeker weten dat het verzoek door de juiste persoon wordt gedaan.

12. Klacht indienen

Als u vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, dan horen wij dat graag zodat wij dit kunnen beoordelen en oplossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites van derden, zoals leveranciers, partners, betaalproviders of externe platforms. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van websites van derden.

14. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Wij raden u aan dit privacybeleid regelmatig te bekijken.

15. Contact